El Ministerio del Trabajo, mediante Acuerdo Ministerial No. MDT-2025-053, publicado en el Cuarto Suplemento del Registro Oficial No. 39, de 15 de mayo de 2025, dispuso reformar el Acuerdo Ministerial No. MDT-2013-0140, publicado en el Registro Oficial Nro. 447 de 29 de noviembre de 2023, mediante el cual se expidió las Normas Generales Aplicables al Control de las Obligaciones del Empleador y los Procedimientos de Inspección.
Entre sus principales reformas y aspectos incorporados se destacan:
1) Código HASH para documentos
Se incorpora el uso obligatorio de un código HASH generado por el Ministerio del Trabajo, que sirve como huella digital para validar los documentos cargados en el sistema. La custodia de estos documentos es responsabilidad exclusiva del empleador.
2) Registro obligatorio de trabajadores
Los empleadores deben registrar obligatoriamente a todos sus trabajadores activos en la plataforma del Ministerio del Trabajo dentro del primer mes de ingreso laboral.
3) Documentación obligatoria para los trabajadores
El empleador debe entregar a sus trabajadores o ex trabajadores copia certificada u original de toda la documentación contractual, incluyendo:
- Contratos
- Actas de finiquito
- Roles de pago (con décimos incluidos)
- Reglamentos internos
- Adendas y utilidades
4) Servicio doméstico
Los empleadores de trabajadores del servicio doméstico deberán cumplir con las mismas obligaciones y plazos de registro y conservación de documentos, debidamente firmados por ambas partes.
5) Artesanos empleadores
Los artesanos que tengan personal administrativo deben registrarlos en el sistema, excepto operarios y aprendices, conforme a la Ley de Defensa del Artesano.
6) Actas de finiquito
Las actas de finiquito deben:
- Ser registradas en el sistema del Ministerio
- Cargarse junto al comprobante de pago en PDF
- Realizarse dentro de los 15 días posteriores a la terminación de la relación laboral
- Tener código HASH
- Ser custodiadas por el empleador
7) Pago por consignación
Si el trabajador no cobra su liquidación o la rechaza, el empleador deberá:
- Generar el acta de finiquito en el sistema
- Cargar documentación de respaldo
- Consignar el pago en línea en un plazo adicional de 15 días
- Cargar el comprobante final como cierre del proceso
8) Reglamentos internos de trabajo
Una vez aprobado, el empleador dispone de 15 días improrrogables para descargar el reglamento interno. Pasado ese plazo, el documento será eliminado del sistema.
9) Conservación de documentos
- El Ministerio del Trabajo no guarda físicamente ni digitalmente los documentos registrados.
- Es exclusiva responsabilidad del empleador conservar esta documentación.
- La documentación no descargada a tiempo no podrá recuperarse.
10) Plazos de implementación (a partir de la entrada en vigencia de este Acuerdo Ministerial)
- Manual del código HASH: se emitirá en 1 mes.
- Actualización de sistemas y procesos: en 2 meses.
- Descarga de documentos cargados hasta ahora: será posible solo por 12 meses.
11) Procesos en curso
Las inspecciones, sanciones y multas iniciadas antes de este Acuerdo seguirán bajo la normativa vigente al momento de la inspección.
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